Das BGM Konzept - Schwerpunkte und Tipps

Haben Sie entschieden, ein betriebliches Gesundheitsmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen, kommt etwas Vorarbeit auf Sie zu: Die Maßnahmen zum Gesundheitsschutz sollen Hand und Fuß haben und im Ergebnis konkrete Verbesserungen der Mitarbeitergesundheit und -zufriedenheit herbeiführen. Dafür ist es nötig, dass Sie zunächst ein umfassendes BGM Konzept erstellen lassen. Sie müssen herausfinden, welche Handlungsfelder die wichtigsten sind, wie Ihre Zielgruppen aussehen und welche betrieblichen Ressourcen Sie für die Maßnahmen aufwenden können.

Die ganzheitliche Situationsanalyse

Welche Optimierungsmöglichkeiten bestehen im Unternehmen?

An welchen Stellen sehen Sie Verbesserungsmöglichkeiten durch die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements? Legen Sie sich eine Liste problematischer Faktoren an, damit Sie nichts übersehen, denn die Herausforderungen können ganz unterschiedlicher Natur sein. Sie können beispielsweise

das psychische Wohlbefinden, die Gesundheit und die körperliche Unversehrtheit Ihrer Mitarbeiter schützen
die Belegschaft enger ans Unternehmen binden
aktiv das Stresslevel senken

Bitten Sie Ihre Führungskräfte um einen ersten Input aus den verschiedenen Abteilungen. Oft fällt ihnen dazu direkt etwas ein.

Welche Maßnahmen zum Gesundheitsschutz werden bereits durchgeführt?

Haben Sie bereits betriebliche Gesundheitsmaßnahmen in den Arbeitsalltag integriert, um Problemen zu begegnen, sollten Sie diese in das neue BGM Konzept einbinden. Ein Beispiel wäre etwa der Obstkorb in der Küche, an dem Ihre Mitarbeiter sich bedienen dürfen. Auch das Angebot eines vegetarischen oder veganen Gerichts in der Kantine oder eines Massageservices, der regelmäßig in das Unternehmen kommt, gehören dazu.

Was macht die Einführung des BGM erforderlich?

Kaum ein Unternehmer entscheidet sich ohne triftigen Grund für die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements. Schließlich müssen Sie dafür finanzielle und personelle Ressourcen aufwenden. Benennen Sie also genau die Probleme, die Sie gern lösen möchten, beispielsweise:

der Krankenstand ist zu hoch und die Fehlzeiten sind zu lang, sodass Produktivität und Qualität leiden
das Arbeitsklima ist angespannt und verursacht Stress und mentale Belastung bei der Belegschaft
die Gesundheit oder Fitness der Mitarbeiter leidet im Arbeitsalltag
die Mitarbeiter identifizieren sich nicht mit dem Unternehmen und die Fluktuation ist hoch
Ihr Image als Arbeitgeber könnte besser sein

Es gilt, einen Investitionsspielraum festzulegen

Je nachdem, wie umfassend die Maßnahmen ausfallen sollen, sollten Sie für die Schaffung und Umsetzung Ihres BGM Konzepts Ressourcen bereitstellen: Für die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements brauchen Sie Personal, Geld, Zeit und die richtigen Räumlichkeiten.

Der Gesundheitszirkel

Bei den meisten mittelständischen bis großen Unternehmen lohnt sich die Einrichtung eines betrieblichen Gesundheitszirkels. Dieser spezialisierte Arbeitskreis für das betriebliche Gesundheitsmanagement stellt sicher, dass alle Anspruchsgruppen bzw. Zielgruppen der Maßnahmen innerhalb Ihres Unternehmens gehört werden. Er setzt sich zusammen aus

Führungskräften der Abteilungen
Mitgliedern der Personalführung
Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen
ggf. Betriebsarzt
ggf. Mitglied des Betriebsrats

Sie können einzelne Mitglieder Ihrer Belegschaft Fortbildungen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement machen lassen oder einen Gesundheitsmanager anstellen. Dieser (bzw. die ausgebildete Person) leitet den Arbeitskreis.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder des Arbeitskreises von genügend Alltagsaufgaben entbunden werden, um sich konzentriert um das BGM Konzept kümmern zu können. Andernfalls gefährden Sie den Erfolg: Die Arbeit ist ein fortlaufender Prozess, der Analyse, Recherche, Entscheidungen, Umsetzung und die Überwachung der Ergebnisse umfasst. Sie kann nicht nebenbei erledigt werden, während die Beauftragten gleichzeitig anderweitig Termindruck haben. Rechnen Sie daher ein, dass Teile der Aufgaben der Angehörigen des Gesundheitszirkels von anderen Mitarbeitern übernommen werden müssen.

Wichtig: Beziehen Sie alle Führungskräfte von Anfang an in diese Planung mit ein, damit jeder weiß und akzeptiert, dass die Arbeit am betrieblichen Gesundheitsmanagement Vorrang vor den Alltagsaufgaben hat!

Raum schaffen

Der Arbeitskreis für betriebliches Gesundheitsmanagement braucht einen Raum, in dem er sich treffen kann. Das kann ein Konferenzraum sein oder auch das Büro eines der Mitglieder unter den Führungskräften. Wichtig ist nur, dass der Zirkel einen Raum für sich hat, andernfalls entsteht schnell ein Gefühl von "zwischen Tür und Angel". Auch die zu beschließenden Maßnahmen hängen teilweise davon ab, ob es genügend Raum dafür gibt; Massagen oder Gymnastikstunden im Unternehmen brauchen ihren Platz.

Budget festlegen

Wichtig ist weiterhin, dass Sie ein Budget festlegen, das der Gesundheitszirkel für die betrieblichen Maßnahmen ausgeben darf. Manche Ausgaben werden einmalig sein, andere mehrmalig, wieder andere regelmäßig als Teil eines fortlaufenden Prozesses. Ins Budget können unter anderem Kosten fallen für

Sportkurse/Massagen für die Belegschaft
gesunde Nahrung
Coachings und Schulungen
externe Berater
neue Arbeitsmöbel und/oder neue Arbeitsgeräte
neue Sicherheitskleidung
Apps verschiedener Dienstleister
Tools für Analyse und Überwachung des Erfolgs

Ziele definieren

Die Mitglieder des Arbeitskreises für betriebliches Gesundheitsmanagement tragen zusammen, was aus der jeweiligen Warte verbesserungswürdig ist. Deshalb ist es auch so wichtig, Führungskräfte und Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen dabeizuhaben, die eine Situationsbeschreibung geben können. Die Liste wird ausführlicher sein als die, die Sie selbst zu Anfang erstellt haben, und sie wird mehr ins Detail gehen. Um sie für die Analyse zu komplettieren, eignen sich beispielsweise anonymisierte Mitarbeiterbefragungen per Fragebogen und ein Blick in die Kranken- und Unfallstatistiken. Auch Daten über die Fluktuation bei den Mitarbeitern und die Zahl der Frühverrentungen sollten mit einbezogen werden. Nach dem Zusammentragen der aller relevanten Faktoren werden Ziele definiert, die über den Erfolg der betrieblichen Maßnahmen entscheiden. Diese sollten sich in Zahlen ausdrücken und messen lassen: Geben Sie beispielsweise eine Prozentzahl an, um die

die Fehlzeiten
die Unfallstatistik
die Fluktuationszahlen
die Berufskrankheiten
die Frühverrentungen

innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesenkt werden sollen. Die Ziele sollten sowohl kurz- als auch mittel- und langfristig festgelegt werden. Neben diesen durch Zahlen messbaren harten Zielen sollten auch weiche Ziele definiert werden. Dazu zählen zum Beispiel das Wohlbefinden, die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie ihr Zugehörigkeitsgefühl gegenüber dem Unternehmen.

Es ist wichtig, dass alle Führungskräfte die Beschlüsse mittragen. Alle Mitarbeiter sollten im Rahmen von Schulungen oder beispielsweise an einem eigens eingerichteten Gesundheitstag darüber aufgeklärt werden. Nur, wenn völlige Transparenz herrscht, können Sie sichergehen, dass Ihre Mitarbeiter sich an den Maßnahmen auch beteiligen werden.

Das gilt vor allem dann, wenn die Maßnahmen der Gesundheitsförderung und -erhaltung dienen sollen: Mitarbeiter ohne akute Erkrankungen und Belastungen empfinden die Maßnahmen weniger häufig als sinnvoll als direkt Betroffene. Diese holen Sie allein durch Aufklärung ins Boot.

Zielgruppen herausarbeiten und sinnvoll unterteilen

In einem Unternehmen, in dem Mitarbeiter beispielsweise in der Produktion, im Lager und im Büro arbeiten, gibt es unterschiedliche Anspruchsgruppen und Zielgruppen. Diese lassen sich auf verschiedene Weise unterteilen, etwa

nach Problemen, die in bestimmten Abteilungen häufiger auftreten
nach Altersgruppen, die unterschiedlich stark unter bestimmten Punkten leiden
nach bereits vorhandenen Krankheitsgeschichten oder Ausfallzahlen

Im Rahmen einer Zielgruppenanalyse zeigt sich, welche Unterteilungen für Ihr betriebliches Gesundheitsmanagement sinnvoll sind. Dies gibt auch einen deutlichen Hinweis auf die Handlungsschwerpunkte: Dank der Sortierung überblicken die Mitglieder des Gesundheitszirkels rasch, welche Maßnahmen für wie viele Mitarbeiter hilfreich sein könnten, und können eine entsprechende Gewichtung vornehmen.

Angebot erarbeiten

Hat der Arbeitskreis die Bestandsaufnahme gemacht, die bereits durchgeführten Maßnahmen mit einbezogen und die Optimierungsmöglichkeiten nach Zielgruppen unterteilt, muss er ein Angebot erarbeiten. Dafür gilt es, sich an den vorhandenen Ressourcen zu orientieren.

Manche Maßnahmen zur Erhaltung oder Wiederherstellung der Gesundheit der Arbeitnehmer werden auch staatlich gefördert. Der Gesundheitszirkel sollte diese Möglichkeiten ausschöpfen, da sie die Gesamtkosten senken.

Oft wird es nicht möglich sein, alle Handlungsfelder zu bearbeiten, die sich theoretisch im Unternehmen eröffnen. Der Arbeitskreis sollte sich also auf diejenigen Handlungsschwerpunkte fokussieren, die die Erreichung der festgesetzten Ziele ermöglichen.

Diese können sich grundsätzlich stark voneinander unterscheiden, und es ist Aufgabe des Gesundheitszirkels, die optimale Strategie zu erarbeiten: Er muss die zeitlichen, finanziellen und personellen Kapazitäten dem individuellen Firmenbedarf angemessen verteilen.

Präventive Maßnahmen

Präventive Maßnahmen richten sich an Mitarbeiter, denen (noch) nichts fehlt. Sie dienen der physischen wie psychischen Gesundheitsförderung und -erhaltung und beugen typischen Berufskrankheiten vor. Falls beispielsweise viele Ihrer Mitarbeiter in der Produktion im Laufe der Jahre Rückenprobleme entwickeln, gibt es gleich mehrere Wege, dem vorzubeugen, etwa

spezielle Sport- und Massageangebote
Coachings zur richtigen Haltung
eine ergonomische Optimierung des Arbeitsplatzes

Stellen Mitarbeiter fest, dass Sie Maßnahmen ergreifen, um ihre Gesundheit und ihre Arbeitsfähigkeit zu erhalten, verbessert das meist auch die Einstellung dem Unternehmen gegenüber.

Korrektive Maßnahmen

Mit korrektiven Maßnahmen bekämpfen Sie bestehende Probleme im Unternehmen. Diese werden oft durch einseitige Belastungen, zu wenig Bewegung oder Stress ausgelöst. Vor allem in Schichtarbeit leidet die Mitarbeitergesundheit schneller.

Werden beispielsweise durch tägliches stundenlanges Sitzen Ihre Mitarbeiter übergewichtig und entwickeln Schulter- und Rückenschmerzen oder Verdauungsprobleme, können Sie in der Kantine kalorienarmes und gesundes Essen anbieten. Auch Coachings zu gesunder Ernährung und Ausgleichssport im Alltag können helfen. Eventuell bietet sich auch eine Kooperation mit einem Fitnessstudio vor Ort an.

Wichtig: Zeigen Sie Geduld, wenn diese Maßnahmen etwas Zeit brauchen. Die Wiederherstellung einer über Jahre hinweg immer stärker beeinträchtigten Gesundheit ist ein langwieriger Prozess.

Wiedereingliederung rekonvaleszenter Mitarbeiter

Kommen Mitarbeiter nach längerer Krankheit zurück an den Arbeitsplatz, wird das Eingliederungsmanagement tätig: Es kann eine Umschulung nötig sein – etwa, wenn die Art der Erkrankung die weitere Arbeit am alten Arbeitsplatz unmöglich macht.

Manchmal hat sich während der Krankheit des Mitarbeiters auch so viel verändert, dass er spezielle Schulungen benötigt. Das ist der Fall, wenn zwischenzeitlich andere Maschinen, Arbeitsgeräte oder Programme angeschafft worden sind. Der Mitarbeiter sollte immer eine Person haben, die er zu Neuerungen in der Arbeitsorganisation und der Arbeitsabläufe ansprechen kann.

Die Suchtprävention sollte im Rahmen des BGM ebenfalls im Unternehmensalltag verankert werden. Führungskräfte können spezielle Schulungen erhalten, um das Thema kompetent zu behandeln. Mit Vorbeugung und Aufklärung allein ist es aber nicht getan: Besteht bei einem der Mitarbeiter eine Sucht, muss aktiv Hilfe angeboten werden. Auch nach der Behandlung müssen Sie im Zuge der Wiedereingliederungsmaßnahmen dem Thema besondere Beachtung schenken.

Geeignete Dienstleister finden

Für die Maßnahmen, die laut BGM Konzept durchgeführt werden sollen, muss der Arbeitskreis für das betriebliche Gesundheitsmanagement die geeigneten Dienstleister finden. Haben Sie eigens einen Gesundheitsmanager eingestellt, ist das seine Aufgabe.

Manche der Maßnahmen werden direkt im Unternehmen ausgeführt, etwa die Anpassung der Arbeitsplätze oder Schulungen für die Mitarbeiter. Andere Maßnahmen lassen sich nur außerhalb durchführen. Das gilt beispielsweise für Angebote von Fitnessstudios oder Sportvereinen, bei denen Sie Ihren Mitarbeitern Vergünstigungen ermöglichen.

Wieder andere Möglichkeiten gibt es inzwischen auch digital. Die entsprechenden Apps eignen sich speziell, wenn die Infrastruktur in der Gegend des Unternehmens andere Möglichkeiten erschwert. Aber auch größere Konzerne, die viele verschiedene Standorte haben, setzen immer häufiger auf Apps: Diese ermöglichen ein einheitliches Konzept, obwohl die Gegebenheiten vor Ort sich teils stark voneinander unterscheiden. Ein Pluspunkt der digitalen Lösung ist auch die leichtere Messbarkeit der Fortschritte.

Der Gesundheitszirkel lotet die Möglichkeiten aus und stellt im BGM Konzept ein Paket zusammen, das alle wichtigen Faktoren berücksichtigt und so auf den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Überprüfen der Maßnahmen

Es passiert nur selten, dass eine Neuerung im Unternehmen, die so tiefgreifend ist wie die Implementierung des betrieblichen Gesundheitsmanagements, reibungslos verläuft. Daher ist es besonders wichtig, dass immer jemand verantwortlich ist für

die ordnungsgemäße Durchführung
die Überwachung mittels geeigneter Analyseinstrumente
ggf. die Korrektur der Maßnahmen

Das kann der Gesundheitsmanager sein, aber auch jemand anderes aus dem Arbeitskreis für das betriebliche Gesundheitsmanagement, falls Sie keinen eigenen Manager eingestellt haben.

Es ist wichtig, dass Sie zur Überprüfung der Maßnahmen alle verfügbaren Daten und Faktoren heranziehen. Sie können wiederum anonymisierte Mitarbeiterbefragungen durchführen und die Unfall- und Krankenstandstatistiken einsehen.

Falls Sie bei der regelmäßigen Analyse feststellen, dass die durchgeführten Maßnahmen für die anvisierten Ziele nicht ausreichen, sollten Sie sich nicht scheuen, Korrekturen daran vorzunehmen. Erbitten Sie ruhig via Fragebogen Verbesserungsvorschläge von Ihren Mitarbeitern.

Die Implementierung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements ist ein flexibler Prozess und das BGM Konzept ist nicht in Stein gemeißelt.

Fazit: Das BGM Konzept muss für jedes Unternehmen individuell erstellt werden

Es gibt Erkrankungen, die in bestimmten Berufen oder Branchen häufiger auftreten als andere. Daher kann sich vor der Erstellung eines BGM Konzepts ein Blick über den eigenen Betrieb hinaus lohnen: Was für Maßnahmen haben andere Unternehmen der Branche bereits ergriffen? Habend diese die Fehlzeiten verringert und in anderen Bereichen zur Verbesserung beigetragen?

Allerdings sind die Optimierungsmöglichkeiten in jedem Unternehmen unterschiedlich, ebenso wie die Zusammensetzung der Mitarbeiter nie gleich ist. Daher ist es wichtig, dass Sie sich bei der eigentlichen Konzepterstellung immer auf Ihre eigenen Daten und die Aussagen Ihrer eigenen Mitarbeiter verlassen. Inspiration bei anderen ist aber eine gute Idee, um die Möglichkeiten auszuloten, die sich Ihnen bieten. Vielleicht können Sie ja sogar aus Fehlern anderer lernen? Scheuen Sie sich jedenfalls nicht, das BGM Konzept umzuarbeiten, wenn es nötig werden sollte. Sie wollen ja nicht zwingend beim ersten Versuch recht behalten, sondern Ihre gesetzten Ziele erreichen.